L’Italia, si sa, è un paese unico, in tutti i sensi. Parlando di business, il nostro bel paese ha un’ennesima particolarità: il 95% delle attività produttive è costituito da medio-piccole imprese e solo il 5% di queste conta almeno 10 dipendenti. Questo significa che, se sei un imprenditore e se stai leggendo questo articolo, la tua rete commerciale non dovrebbe essere composta da un nutrito numero di agenti. La stragrande maggioranza delle aziende con cui abbiamo il piacere di collaborare, infatti, ha una rete vendita composta da meno di 10 elementi.

In genere di fronte a team di vendita non ancora organizzati e di piccole dimensioni, la gestione delle attività di vendita e i report dei risultati ottenuti viene gestita ancora “al volo” o “alla meno peggio”. Questo significa che il direttore commerciale, che spesso combacia con il titolare dell’azienda o uno dei soci, chiede a fine mese le famose statistiche di vendita per comprendere come è andato, a livello di vendite, il mese appena trascorso. Parte così il calvario da parte degli agenti per ricostruire  quanto è stato svolto in termine di contatti, visite, preventivi presentati e trattative gestite. E credetemi, quasi nessuno dei venditori si è tenuto traccia delle attività svolte!

I più perspicaci fanno compilare settimanalmente questi dati e report. In genere il venerdi pomeriggio è dedicato in parte all’elaborazione di queste informazioni dato che in quelle ore quasi tutti i titolari o decision makers delle aziende clienti sono magicamente introvabili…ergo si utilizza il tempo per le rendicontazioni.

Perchè hai bisogno dei report di vendita?

Di questo ne parliamo in un altro articolo, ma ti cito brevemente alcune fondamentali per cui, se vuoi far crescere il tuo business dovresti guardare i numeri:
– i report ti indicano quante attività ha veramente elaborato il tuo commerciale nella settimana e nel mese. Con questi numeri puoi confrontare le sue performance di efficienza. Ovvero come sta utilizzando il suo tempo e con quali risultati.
– i report ti indicano il rapporto tra efficienza ed efficacia, ovvero a quanto ammonta il rate tra attività svolte e risultati ottenuti. Ad esempio: Lo sai quanto è il tuo rate tra trattative iniziate e trattative vinte? Sapresti indicare se questo rapporto è in miglioramento o in peggioramento? Sapresti indicare lo scontrino medio di vendita sulle trattative con i tuoi nuovi clienti? E la percentuale di upselling?
– i report ti possono dare dei valori indiscutibili sui risultati dei tuoi venditori. Senza numeri alla mano non avrai nessuna forza nell’argomentare i risultati poco soddisfacenti di un tuo venditore nè comprendere come ci sia un reale miglioramento delle performance dei tuoi uomini.

La realtà dei fatti

La realtà è che a nessun venditore piace compilare tabelle e generare report. E non aspettarti che i tuoi venditori si segnino le telefonate fatte, mail inviate o incontri in sede svolti con i clienti o prospect a meno che tu non fornisca un valido motivo per farlo. Ricorda inoltre che il report è visto come un modo in cui tu puoi fare le pulci ai tuoi venditori…secondo te saranno contenti di compilarlo con estrema esattezza?

Il report di fine mese, ricostruito alla meglio dai tuoi venditori, verterà su pochissimi dati. In primis troverai le vendite concluse e le trattative gestite. Stop.
Con così pochi dati alla mano, ammesso che siano reali e ricostruiti bene, è molto complesso fare delle valutazioni. Sei inoltre sicuro che quelle siano davvero tutte le trattative gestite? Ce ne sono di inventate solo per far numero? Non lo saprai mai!
Troppe aziende sono ancora legate ad un metodo di misurazione approssimativo e grossolano. L’excel è ahimè ancora lo strumento di rendicontazione più utilizzato e frequente. Ma c’è chi sta peggio: spesso lo strumento di analisi è rappresentato da fogli volanti..o mail riepilogative striminzite..

CRM: Davvero ti può aiutare!

Da circa un anno a questa parte abbiamo aiutato diverse piccole imprese a dotarsi di uno strumento CRM che permettesse alla forza vendita di non perdere traccia delle attività svolte e al management di avere in real-time le statistiche di vendita senza dover scocciare i commerciali con la famosa rendicontazione del venerdi pomeriggio.
Di soluzioni facili da utilizzare, economiche e con strumenti di analisi davvero avanzate ce ne sono moltissimi. Cito ad esempio Insightly, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24, Pipeliner, Saleflare, Sellf e moltissimi altri..
Non mi dilungo nel suggerire quale sia il più adatto e il più efficace dato che ogni azienda ha delle esigenze diverse. Vi mostro in realtà come sia facile poter tenere traccia delle informazioni e attività di ciascuna trattativa commerciale e come il CRM sia in grado di fare data analysis per fornire a te, che sei il boss, i valori che davvero possono farti comprendere come stiano andando le cose.

Il commerciale: perchè può essere invogliato a utilizzare il CRM

La principale difficoltà di un commerciale che deve gestire decine e decine di trattative è quello di non poter fare affidamento alla propria memoria.
Spesso le trattative non vengono gestite perchè le stesse vanno a finire nel dimenticatoio. Sarebbe bello avere uno strumento che per ogni trattativa sia in grado di memorizzare i dati del deal e dell’azienda e riesca anche a tener traccia delle attività svolte. Beh, udite udite, lo strumento esiste e si chiama CRM.
Di seguito vedere un’interfaccia di una trattativa gestita con Pipedrive, uno dei CRM che conosciamo meglio.

In Pipedrive, come in moltissimi CRM, il commerciale potrà inserire tutte le attività svolte e annotazioni utili nella gestione di una trattativa. Spesso i CRM di ultima generazione permettono l’integrazione della Mail. Significa che potrete visualizzare tutte le mail che sono intercorse ( sia in entrata sia in uscita ) all’interno dello streaming e inviare e leggere le stesse direttamente dall’interfaccia software. Un po’ come avere una timeline di Facebook che parla della relazione tra la vostra azienda e il prospect dall’inizio della relazione fino a questo istante. Accedendo a queste schede il vostro commerciale non avrà difficoltà a ricostruire rapidamente lo storico relazionale, ne tantomeno aggiungere Attività ( telefonate, email, incontri, ecc ), annotazioni, file o quant’altro.

I commerciali a cui mostriamo questi strumenti ne vanno pazzi (nel senso buono del termine), perchè non devono sostenere lo stress mentale nel dover tracciare tutto in strumenti volatili nè avere la preoccupazione di ricostruire le informazioni andando a ripescare tutte le vecchie email o annotazioni sparse per il cosmo.

Inserire le attività svolte è semplicissimo e salvere il tutto nel calendario per fissare appuntamenti pianificati permette di non perdere traccia di nulla. Vi siete mai trovati nella situazione di aver ricordato dopo diversi giorno o settimane che dovevate mandare un’offerta ad un prospect e di averlo dimenticato? Oppure..vi è mai capitato di aver ricevuto una mail da un vostro cliente che vi sollecitava un’informazione? Ecco..da oggi questo iter deve cambiare!!
Guardate ad esempio come è semplice inserire un’attività svolta o pianificarne una ex-novo.

E quando si è fuori ufficio? ( Ovvero il 90% del tempo lavoro di un commerciale )

Ricordate. Diffidate dai CRM che non sono forti nella versione Mobile. Lo strumento deve essere obbligatoriamente usufruibile in tutte le funzionalità di data entry anche e soprattutto da dispositivi mobile.
In genere i CRM Cloud Based hanno tutti questa funzionalità. Differente la situazione per le Software House che sviluppano CRM proprietari che arrancano nello sviluppo di soluzioni che sono al passo con i tempi.
Per concludere: il vostro commerciale DEVE avere uno strumento facile che può utilizzare soprattutto quando è fuori ufficio. Non devono esserci scuse per tracciare le attività svolte!

Ora che hai i dati..che svolta puoi dare alla tua analisi di business?!
Potremmo scriverci un libro..credimi! Quando mostro le interfacce di business intelligence dei CRM ai Manager e quando questi comprendono davvero la profondità di knowledge che possono ottenere con questi dati in mano..in genere la loro reazione diventa più o meno questa:

Scherzi apparte… Ottenere i dati significa per te comprendere moltissimo del tuo business e delle attività che svolgono i tuoi commerciali. Ne citiamo solamente 5. Ci sarà sicuramente l’occasione per analizzarne ancora in altri articoli che pubblicheremo ( se vi piace l’argomento..sia chiaro! )

1. Numero di trattative avviate.
   

   Sembrerà una banalità ma molte aziende non hanno idea di quante trattative vengono avviate ogni settimana. Il CRM vi darà questa informazione fornendovi dati suddivisi per tipologia di trattativa e periodo di tempo personalizzato. Da queste informazioni potete ad esempio capire come ciascun commerciale sviluppi nuove trattative rispetto alla media.
   Questo dato potrà inoltre essere confrontato con le trattative concluse dandovi, per ciascun commerciare il “conversion rate” personale, ovvero il rapporto tra trattative iniziare e trattative vinte che ciascun agente detiene e il valore medio aziendale.
   

2. Attività svolte

   Questo dato vi permette di analizzare che tipo di attività sono maggiormente svolte nelle trattative commerciali e quali sono in media le attività necessarie per chiudere una trattativa.
   Questo dato può essere inoltre segmentato per commerciale e analizzato nel corso del tempo. Ad esempio: riuscite a dirmi senza questi grafici se, col passare del tempo, un vostro commerciale sta facendo meno vendite semplicemente perchè sta effettuando meno visite?

   

3. Medie di vendita: scontrino medio e durata trattativa

   Questa informazione è utile, soprattutto in fase di startup. Sapreste calcolare lo scontrino medio di vendita dei vostri servizi/prodotti della vostra azienda? E per ciascun venditore? Sapreste calcolarvi quanto dura in media una trattativa?
   Tutte queste informazioni sono utili per analizzare il trend di risultati del team e di ciascun venditore identificando i punti dove ciascuno potrebbe migliorare. Ad esempio un venditore potrebbe essere scarso nello scontrino medio di vendita. Riesce quindi a chiudere delle trattative ma in qualche modo potrebbe aumentare il valore del contratto con più upselling o fare in modo che i clienti effettuino un valore d’ordine maggiore.

   Un’altro dato è il trend di chiusura. Potrete ad esempio scoprire che la media aziendale corrisponde a un 23%. Uno dei vostri agenti invece ha un trend di chiusura notevolmente più basso. Con numeri alla mano potreste capire perchè…forse le trattative sono gestite in troppo tempo e parte di queste non viene chiusa perchè il prospect si è affidato nel frattempo a qualcun altro? I dati possono essere un ottimo alleato per comprenderlo!

4. Perchè e quando si perdono le trattative?

   Il CRM permette di analizzare anche i motivi di perdita delle trattative commerciali e vi indica in che fase di una trattativa esiste maggior incidenza di perdita. E’ possibile inoltre analizzare le motivazioni e, sempre con dati alla mano, comprendere come è possibile studiare delle strategie per diminuire l’incidenza di mancata chiusura.

   E’ possibile infatti verificare in real-time quali sono le fasi più critiche. L’analisi per ciascun agente permette di evidenziare se le problematiche di mancata chiusura di una trattativa sorgono nella fase iniziale, intermedia o conclusiva. Un agente che porta avanti molte trattative ma ne chiude poche potrebbe aver bisogno di un aiuto in fase di negoziazione o in fase di chiusura. Solo i dati potranno veramente confermare delle sensazioni che magari avrete solamente percepito.

5. Quali sono le fonti di lead più redditizie?

   Se sei un imprenditore lungimirante sicuramente stai investendo in marketing per generare delle opportunità commerciali per i tuoi agenti o venditori. Stai misurando però quali sono le fonti più efficaci su cui vale la pena investire maggiormente? Se non misuri le performance di vendita difficilmente potrai analizzare come sono investiti i tuoi capitali.

   

   Attraverso il CRM, ad esempio potrai analizzare:
   – Quanti Euro fatturi per ogni Euro investito ( ROI )
   – Qual’è la fonte di lead generation che genera maggior fatturato
   – Qual’è la fonte di lead generation su cui vale la pena investire
   – Quanto è il ROI per ciascun agente

   Conclusioni: Hai idea di quanto tempo risparmieresti, faresti risparmiare e il valore dei dati che stai raccogliendo e analizzando?!

   Eh si! Immagina di moltiplicare tutte le ore che i tuoi commerciali dovrebbero investire per fornirti dati approssimativi e striminziti e le ore che dovresti impiegare tu per accorpare i dati e analizzarli. Moltiplica il tutto per 50€ per ciascuna ora utilizzata da un tuo commerciale e 150€ per le ore che impieghi tu ( non dirmi che il tuo tempo vale meno di questa cifra! ). Poi moltiplica il tutto per ogni settimana e ogni mese… Hai fatto qualche conto!?
   Ebbene, il dato è un asset fondamentale della tua impresa e della tua strategia di sviluppo commerciale! Se stai utilizzando un CRM sappi che le potenzialità di miglioramento sono infinite. Se ancora non hai uno strumento del genere e vorresti capire come iniziare ad utilizzarlo senza grossi capitali, ebbene…questo è il momento di iniziare! Scrivi nei commenti qui sotto se hai qualche domanda! Di certo ti risponderemo molto volentieri!